5 نکته مدیریت زمان برای کارآمدتر کردن شما
در حالی که همه ما به میزان یکسان ساعت در روز داریم، هیچ بحثی وجود ندارد که به نظر می رسد برخی از افراد استعداد طبیعی بیشتری در استفاده از آنها نسبت به دیگران دارند. به راحتی می توان با تعجب تماشا کرد و فکر کرد که زمان به نفع آنهاست، در حالی که در واقع، آنها فقط مهارت های مدیریت زمان بهتری دارند.
خوشبختانه، مدیریت زمان چیزی است که همه ما می‌توانیم با برخی تمرین‌ها و نکاتی که واقعاً مؤثر هستند، در آن بهتر شویم. بهترین بخش در مورد یادگیری بهتر بودن در مدیریت زمان این است که زمان بیشتری را برای کارهایی که واقعاً می‌خواهیم انجام دهیم آزاد می‌کند و زمانی که آنها را انجام می‌دهیم حضور بیشتری خواهیم داشت.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان صرفاً هنر اولویت بندی و سازماندهی زمان بین وظایف است. انجام این کار به خوبی بهره‌وری را بهبود می‌بخشد و تضمین می‌کند که بهترین استراتژی را برای انجام اولویت‌های خود ایجاد کنید و در عین حال زمان مناسبی را برای هر کار اختصاص دهید. این می تواند به جلوگیری از احساس عجله یا استرس کمک کند. شاید به این فکر می کنید که حتی وقت ندارید بنشینید و برنامه ریزی کنید که چگونه از زمان خود استفاده کنید، اما چند لحظه وقت گذاشتن برای سازماندهی و تمرکز فواید زیادی دارد. در اینجا چند نشانه وجود دارد که نشان می دهد شما نیاز به بازنگری در مدیریت زمان دارید:
- همیشه احساس استرس می کند
- به تعویق انداختن و سپس نیاز به عجله
- احساس می کنید تعادل کار و زندگی ندارید
- بهترین کار شما را تولید نمی کنید
- شناخته شده است که دیر اجرا می شود یا ضرب الاجل را از دست می دهد
آیا هیچ کدام از اینها وضعیت شما را توصیف می کند؟ یا شاید احساس می کنید که مرز بین زندگی شخصی و کاری شما بسیار مبهم است. شما می خواهید زمانی که سر وقت خود هستید بتوانید کار را تعطیل کنید و زمانی که در ساعت هستید کاملاً در محل کار حضور داشته باشید. خبر خوب این است که با چند نکته، ترفند و تمرین، زودتر از آنچه فکرش را می‌کنید، به یک مربی مدیریت زمان تبدیل خواهید شد.
مزایای مدیریت زمان
نشان داده شده است که انجام خوب مدیریت زمان باعث کاهش استرس و افزایش بهره وری می شود. افرادی که به مدیریت زمان تسلط دارند، می توانند هوشمندانه تر کار کنند، نه سخت تر، و سریعتر به اهداف خود برسند. علاوه بر این، توانایی سازماندهی و اولویت بندی کارها به شما این امکان را می دهد که روی یک چیز در یک زمان تمرکز کنید، بنابراین می توانید کار بهتری تولید کنید و آن را به موقع تحویل دهید. به علاوه، دانستن اینکه زمان شما دقیقاً به کجا می‌رود، بهره‌وری، تعادل شما را بهبود می‌بخشد و به طور بالقوه باعث ایجاد حاشیه در برنامه‌تان می‌شود. مهارت های عالی مدیریت زمان تصادفی به وجود نمی آیند. به همین دلیل است که برای شروع به شما ۱۵ نکته مدیریت زمان را بررسی می کنیم.
5 نکته برای مدیریت زمان
- زمان خود را حسابرسی کنید – اولین قدم برای مدیریت بهتر زمان، انجام یک حسابرسی تمام وقت است. از یک ردیاب رایگان مانند Toggl برای ردیابی فعالیت های خود برای یک روز یا حتی بیشتر استفاده کنید تا درک دقیقی از مدت زمانی که برای کارها صرف می کنید به دست آورید. شاید فکر می کنید فقط 30 دقیقه در روز به ایمیل ها پاسخ می دهید، اما در واقع 3 ساعت در روز غذا می خورید. یا، شاید شما همیشه چندین کار را همزمان انجام می دهید، که در واقع مدت زمان انجام هر کار را طولانی تر می کند. هنگامی که یک تصویر کامل به دست آوردید، می توانید به مرحله دو بروید.
- محدودیت های زمانی را تنظیم کنید – اکنون می توانید به ساعات کاری و زندگی خود نگاه کنید و زمان خود را بر اساس آنچه فکر می کنید باید برای آن کار صرف کنید، اختصاص دهید. اگر احساس می کنید زمان کافی برای یک کار مهم ندارید، ببینید چه مقدار از زمان شما صرف کارهای غیر ضروری می شود و آن زمان را به پروژه های مهم تر خود اختصاص دهید.
- از محدود کردن زمان استفاده کنید – پس از تصمیم‌گیری در مورد میزان هزینه‌ای که می‌خواهید برای هر کار هزینه کنید، روز خود را محدود کنید و ترتیب کارهای خود را مشخص کنید. ترتیب را بر اساس اهمیت و همچنین انرژی اولویت بندی کنید. برای مثال، اگر می‌دانید که برای انجام یک کار خاص باید با بخار کامل بدوید، زمانی از روز را انتخاب کنید که احساس می‌کنید در اوج هستید. اگر اهل صبح نیستید، این را در اولویت قرار ندهید. یکی دیگر از راه‌های محدود کردن زمان، انجام کارهایی است که بیشتر از همه از آنها می‌ترسید صبح‌ها. با انجام این کارها و خارج شدن از برنامه خود، دیگر نیازی به نگرانی در مورد آنها نخواهید بود.
- از یک تایمر استفاده کنید – اکنون زمان آن رسیده است که با زمان بندی خود، محدود کردن زمان خود را امتحان کنید. اگر تصمیم گرفته‌اید دو ساعت برای نوشتن وقت بگذارید، یک تایمر تنظیم کنید، اعلان‌ها را برای ایمیل‌ها و پیام‌ها خاموش کنید و شروع کنید. سعی کنید در طول بلوک نوشتن از وظایف نوشتن خود منحرف نشوید. سپس، پس از اتمام بلوک، آن پروژه را کنار بگذارید و به بلوک زمانی بعدی بروید. با تنظیم تایمر، به خود متعهد می شوید که روی آن کار تمرکز کرده و هر چیز دیگری را محدود کنید.
- کار گروهی – یکی دیگر از نکات عالی مدیریت زمان، کار گروهی است. هنگامی که در محدود کردن زمان بهتر شدید، به پروژه های هفته یا حتی ماه خود نگاه کنید و راه هایی را برای گروه بندی وظایف شناسایی کنید. برای مثال، اگر چندین پروژه را با موضوع مشابه انجام می‌دهید که به تحقیقات همپوشانی نیاز دارند، آنها را با هم جمع کنید و پشت سر هم انجام دهید. با ماندن در منطقه روی آن موضوع، روی موضوع متمرکز می‌شوید تا بتوانید در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید.
